Nama : Ari pratama
Kelas : 3SA03
Npm : 11612067
Ketrampilan Merevisi
Pesan
Menulis pesan-pesan
bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat
pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau
teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis
surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan
atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah
disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis
dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
1. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.
a. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
Pada face awal
pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan
akhir, karena pesan – pesan tersebut
mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau
memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk
pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek,
maksud, dan organisasi bahan.
b. Mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan
pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya
adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu
pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
ü Susunan
kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada,
sehingga mudah dipahami dengan baik.
ü Penggunaan
kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf
kapital).
ü Penulisan
tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik
koma, tanda tanya, dan tanda seru).
ü Perhatikan
makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami
dengan mudah.
ü Perhatikan
pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat
menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
c. Mengedit format dan layout
Langkah terakhir dalam
mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara
keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan,
kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak
boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi,
bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik,
audiens anda akan senang membacanya.
2. Pesan – pesan bisnis lisan
Sebagaimana pesan – pesan
bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan
secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan
(editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan
baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Mengedit substansi
pesan yang akan disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
Mencakup 3 poin
penting, yaitu:
·
Pembuka (misalnya, salam pembuka,
perkenalan diri)
·
Penyampaian substansi pesan (misalnya,
pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
·
Penutup (misalnya: kesimpulan, saran,
rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian
pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang
berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan
tidak monoton.
Pemilihan Kata Yang
Tepat
Pemilihan kata dalam
penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata
asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat
tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu
analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan
pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan
pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat
selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus
memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata
tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat
mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
Membuat Kalimat Yang
Efektif
Dalam menyusun suatu
kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek
dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang
dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang
sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana
hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan
suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi
dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa
independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian
yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri
sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi
sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak
kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan
untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan
deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu
baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru
diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan
suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran
terhadap ide atau gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat
mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan
terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan
arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah
pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar
suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan
latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya
jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu
paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan
kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara
kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah
menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang”
Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata
dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan
penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen
pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang
dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh
dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.
Memproduksi Pesan
Setelah puas
memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum
selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau
elektronis.
Pada masa sekarang ini,
sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai
aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik.
Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar